home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / The World of Computer Software.iso / check503.zip / CHECKS1.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-05-07  |  52KB  |  1,148 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                           Checkbook Management Program
  15.  
  16.                                    Version 5.0
  17.  
  18.                                         by
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                                   Marilyn Price
  23.  
  24.                                     M. P. Data
  25.                                  113 Foxport Dr.
  26.                             Kingsport, Tennessee 37664
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.   Copyright 1985, 1986, 1987, 1988, 1989 by M. P. Data.  All Rights Reserved.
  52.  
  53.  
  54.  
  55.                                  November 1989
  56.  
  57.  
  58.                           Checkbook Management Program
  59.  
  60.                                Table of Contents
  61.  
  62. Introduction..............................................................    1
  63.  
  64. Getting Started...........................................................    3
  65.  
  66. To Run....................................................................    4
  67.  
  68. Help......................................................................    5
  69.  
  70. First Appearances.........................................................    6
  71.  
  72. Initializing the data files...............................................    6
  73.  
  74. Main Menu.................................................................    8
  75.  
  76. Enter Transactions........................................................   10
  77.      Enter a check........................................................   11
  78.      Enter other transactions.............................................   13
  79.  
  80. Corrections...............................................................   16
  81.      Correct a check......................................................   17
  82.      Correct other transactions...........................................   19
  83.  
  84. Deletions.................................................................   21
  85.      Delete a check.......................................................   22
  86.      Delete other transactions............................................   24
  87.      Delete all before specified date.....................................   26
  88.  
  89. Bank Statement Reconciliation.............................................   28
  90.      Correct Reconciled Transactions......................................   31
  91.      Reconciliation Report................................................   32
  92.  
  93. Reports...................................................................   34
  94.      Check Register.......................................................   36
  95.      List Checks Only.....................................................   39
  96.      List Deposits........................................................   41
  97.      List Automatic Teller Deposits.......................................   43
  98.      List Automatic Teller Withdrawals....................................   45
  99.      List All Bank Transactions...........................................   47
  100.      List Uncleared Transactions..........................................   50
  101.      List All Budget Categories...........................................   51
  102.      Transactions in a Category...........................................   52
  103.      Transactions in Category/All Categories..............................   55
  104.      Annual Expenditure Report............................................   57
  105.      Annual Income Report.................................................   60
  106.      Summary Report.......................................................   63
  107.  
  108. Utilities.................................................................   65
  109.      Name or Bias Change..................................................   66
  110.      Category Maintenance.................................................   67
  111.      System Customization.................................................   69
  112.      Find by Contents.....................................................   70
  113.      Sort Transactions by Date............................................   72
  114.  
  115.                           Checkbook Management Program
  116.  
  117.      Sort Transactions by Check Number....................................   73
  118.  
  119. Print Checks..............................................................   74
  120.      Print Checks.........................................................   75
  121.      Set Printer Options..................................................   76
  122.      Print Grid...........................................................   79
  123.  
  124. Pop-Up Category Notes.....................................................   81
  125.  
  126. Cursor Key Movements......................................................   82
  127.  
  128. Play Suggestions..........................................................   83
  129.  
  130. To Change from Previous Versions..........................................   84
  131.  
  132. New Features..............................................................   86
  133.  
  134. To Transfer Data from a Floppy Diskette to a Hard Disk....................   88
  135.  
  136. Multiple Accounts.........................................................   89
  137.  
  138. Special Tips..............................................................   89
  139.  
  140. Glossary..................................................................   90
  141.  
  142. Messages..................................................................   91
  143.  
  144.  
  145.                           Checkbook Management Program
  146.  
  147.                                   Introduction
  148.  
  149.      This program manages a checkbook's records.  It is essentially a checkbook
  150. register with the following capabilities:
  151.  
  152. 1.   Create all the data files needed.
  153.  
  154. 2.   Enter all forms of checking account transactions, including:
  155.           Numbered checks,
  156.           Deposits,
  157.           Automatic Teller withdrawals,
  158.           Automatic Teller deposits,
  159.           Bank charges,
  160.           Interest for NOW accounts.
  161.  
  162. 3.   Correct any portion of any of the above transactions.
  163.  
  164. 4.   Reconcile a bank statement, clear transactions, find any errors that may
  165.      show up as a result, and print a list of the transactions just cleared.
  166.  
  167. 5.   Delete transactions.  Transactions may be either deleted singly (for
  168.      example, a voided check) or as a group (all transactions before a given
  169.      date).  The second option is used for file management.
  170.  
  171. 6.   Generate reports.  Reports that can be generated by this program are:
  172.  
  173.      A.   Check Register - a listing of all transactions in the order entered.
  174.           You will be asked to supply dates defining the interval you wish
  175.           displayed.  Only those transactions in the interval will be listed.
  176.           This report can be displayed on the screen or listed on a printer.
  177.  
  178.      B.   Checks Only - a listing of all checks in the order entered.  You will
  179.           be asked to supply dates defining the interval you wish displayed.
  180.           Only those checks in the interval will be listed.  The total money
  181.           for the listed transactions is also displayed.  This report can be
  182.           displayed on the screen or listed on a printer.
  183.  
  184.      C.   Deposits - A listing of all deposits in the order entered.  Automatic
  185.           teller deposits are not listed here.  They are included in the list
  186.           of Automatic Teller Deposits.  You will be asked to supply dates
  187.           defining the interval you wish displayed.  Only those deposits with
  188.           dates in the interval will be listed.  The total money for the listed
  189.           transactions is also displayed.  This report can be displayed on the
  190.           screen or listed on a printer.
  191.  
  192.      D.   List of all Automatic Teller Deposits - a listing of all automatic
  193.           teller deposits, in the order entered.  You will be asked to supply
  194.           dates defining the interval you wish displayed.  Only those automatic
  195.           teller deposits with dates in the interval will be listed.  The total
  196.           money for the listed transactions is also displayed.  This report can
  197.           be displayed on the screen or listed on a printer.
  198.  
  199.      E.   List of all Automatic Teller Withdrawals - a listing of all automatic
  200.           teller withdrawals, in the order entered.  You will be asked to
  201.  
  202.                                      Page 1
  203.  
  204.                           Checkbook Management Program
  205.  
  206.           supply dates defining the interval you wish displayed.  Only those
  207.           automatic teller withdrawals with dates in the interval will be
  208.           listed.  The total money for the listed transactions is also
  209.           displayed.  This report can be displayed on the screen or listed on a
  210.           printer.
  211.  
  212.      F.   List of all Bank Transactions - a listing of all bank transactions,
  213.           interest, service and other charges, in the order entered.  You will
  214.           be asked to supply dates defining the interval you wish displayed.
  215.           Only those bank transactions with dates in the interval will be
  216.           listed.  The total money deposited and withdrawn will be totaled
  217.           separately and displayed.  This report can be displayed on the screen
  218.           or listed on a printer.
  219.  
  220.      G.   List Uncleared Transactions - a listing of all transactions in the
  221.           order entered which have not yet been marked as having cleared the
  222.           bank.  The total money for the listed transactions is also displayed.
  223.           Deposits and withdrawals are totaled separately.  This report can be
  224.           displayed on the screen or listed on a printer.
  225.  
  226.      H.   List of all Current Categories - a listing of all categories
  227.           currently in use in your data file in alphabetical order.  This
  228.           report can be displayed on the screen or listed on a printer.
  229.  
  230.      I.   Transactions in a Category - a listing of all transactions in the
  231.           order entered which have the same category.  You will be asked to
  232.           supply dates defining the interval you wish displayed and the
  233.           category you wish displayed.  Only those transactions in the interval
  234.           and exactly matching the category will be listed.  The total money
  235.           for the listed transactions is also displayed.  Deposits and
  236.           withdrawals will be totaled separately.  This report can be displayed
  237.           on the screen or listed on a printer.
  238.  
  239.      J.   Transactions in Category for all Categories - a listing of all
  240.           transactions, in the order entered, arranged by category.  You will
  241.           be asked to supply dates defining the interval you wish considered.
  242.           All categories represented by transactions within this interval will
  243.           appear on the report, each beginning on a fresh page.  The total
  244.           money for the listed transactions is also displayed.  Deposits and
  245.           withdrawals will be totaled separately.  The categories will appear
  246.           in alphabetical order.  This report, which can take several pages to
  247.           print, can only be printed on a printer.  It is not available for
  248.           screen display.  For screen display of any one category, use the
  249.           report described above.
  250.  
  251.      K.   Annual Expenditure Report - lists a table of the total amounts spent
  252.           per month for every category.  Totals are given for each month and
  253.           each category.  The average monthly expenditure for each category is
  254.           also displayed.  Budget categories are displayed in alphabetical
  255.           order.  You will be asked to supply the last two digits of the year
  256.           the report is to cover.  This report can be displayed on the screen
  257.           or listed on a printer.
  258.  
  259.  
  260.  
  261.                                      Page 2
  262.  
  263.                           Checkbook Management Program
  264.  
  265.      L.   Annual Income Report - lists a table of the total amounts deposited
  266.           per month for every category.  Totals are given for each month and
  267.           each category.  The average monthly income for each category is also
  268.           displayed.  Budget categories are displayed in alphabetical order.
  269.           You will be asked to supply the last two digits of the year the
  270.           report is to cover.  This report can be displayed on the screen or
  271.           listed on a printer.
  272.  
  273.      M.   Summary Report - lists the total expenditures and deposits for the
  274.           account for each month and the total for the year.  This report can
  275.           be displayed on the screen or listed on a printer.
  276.  
  277. 7.   Print selected checks.
  278.  
  279. This is a user supported program.  Address any questions or comments to:
  280.  
  281.                               Marilyn Price
  282.                               M. P. Data
  283.                               113 Foxport Dr.
  284.                               Kingsport, Tennessee 37664
  285.                               (615) 349-7744
  286.  
  287.      If you feel this is a useful program, please send $35 to the above
  288. address.  As a registered user, you will be informed of any updates to this
  289. program and receive a printed copy of this user manual.  Functional changes to
  290. this program will be considered and may require an additional fee.
  291.  
  292.      M. P. Data is available for other program development, computer services,
  293. and consultation.  Contact M. P. Data for your computing needs.
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.                                 Getting Started
  300.  
  301.      You received a disk containing the Checkbook Management program
  302. (CHECKS.EXE) and a listing of this documentation (CHECKS.1, CHECKS.2, CHECKS.3,
  303. CHECKS.4, and CHECKS.5).  Before running the program the first time, list this
  304. document.  Copy the program (CHECKS.EXE) to a new disk.  Use this new disk as
  305. your working copy and keep the other in a safe place.  Feel free to share
  306. copies of this program with other users.  The Checkbook Management program is
  307. user supported software and copying it is encouraged.
  308.  
  309.      If the program and data files are kept on the same disk, the data files
  310. will have room for approximately 2000 transactions.  If the program and data
  311. are kept on separate disks, the data files will have room for approximately
  312. 3000 transactions.
  313.  
  314.      Minimum configuration for this program is as follows.  It needs at least
  315. 320K RAM, one or two disk drives, and a monitor.  It supports both color and
  316. monochrome monitors.  It was developed using PC-DOS 2.10.  It is written in MS
  317. Pascal and Assembler and is available in compiled form only.  Both program and
  318. data may be placed on a hard disk.
  319.  
  320.                                      Page 3
  321.  
  322.                           Checkbook Management Program
  323.  
  324.                                      To Run
  325.  
  326.      Depending on your computer system, use one of the following sets of
  327. instructions.
  328.  
  329. A.   One diskette drive with program and data kept on the same disk.
  330.  
  331.      1.   Start your computer, using your DOS disk, providing the date and time
  332.           as requested.  At the A> prompt, remove the DOS disk and insert the
  333.           program disk in drive A:.
  334.  
  335.      2.   Type CHECKS and press <enter>.  The program will guide you from here
  336.           on.
  337.  
  338. B.   One diskette drive with program and data kept on separate disks.
  339.      (Not recommended)
  340.  
  341.      1.   Start your computer, using your DOS disk, providing the date and time
  342.           as requested.  At the A> prompt, remove the DOS disk and insert the
  343.           program disk in drive A:.
  344.  
  345.      2.   Type CHECKS and press <enter>.  Once the title screen appears, remove
  346.           the program disk and insert the data disk.  The program will guide
  347.           you from here on.  (NOTE:  This option cannot be customized.)
  348.  
  349. C.   Two diskette drives with program and data kept on separate disks.
  350.  
  351.      1.   Start your computer, using your DOS disk providing the date and time
  352.           as requested.  At the A> prompt, remove the DOS disk and insert the
  353.           program disk in drive B:.
  354.  
  355.      2.   Insert the data disk in drive A:.
  356.  
  357.      3.   Type B:CHECKS and press <enter>.  The program will guide you from
  358.           here on.
  359.  
  360. D.   Hard disk system with program and data in same subdirectory.
  361.  
  362.      1.   Start your computer, providing the date and time as requested.  At
  363.           the C> prompt, change directories so that the data directory is the
  364.           current directory.
  365.  
  366.      2.   Type CHECKS and press <enter>.  The program will guide you from here
  367.           on.
  368.  
  369. E.   Hard disk system with program and data in separate subdirectories.
  370.      (Before following these instructions, enter a PATH command which includes
  371.      the directory containing the copy of the program - see your DOS manual for
  372.      details about this command.)
  373.  
  374.      1.   Start your computer, providing the date and time as requested.  At
  375.           the C> prompt, change directories so that the data directory is the
  376.           current directory.
  377.  
  378.  
  379.                                      Page 4
  380.  
  381.                           Checkbook Management Program
  382.  
  383.      2.   Type CHECKS and press <enter>.  The program will guide you from here
  384.           on.
  385.  
  386.      From these directions, you may have surmised that the data must be on the
  387. default drive and in the current directory for the program to find it.  The
  388. program can be kept somewhere else, as long as the PATH command has been set
  389. for the subdirectory containing the program file.
  390.  
  391.      "Playing" around with the program to get the feel of it before entering
  392. your current checks is strongly recommended.  The following pages will clarify
  393. the different functions built into this program and offer some suggestions of
  394. things to try during the exploration.
  395.  
  396.  
  397.  
  398. Instructions for switching data files from a diskette environment to a hard
  399. disk setting are included at the end of this document.
  400.  
  401.  
  402.  
  403. Instructions for setting up multiple accounts are also at the end of this
  404. document.
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.                                       Help
  430.  
  431.      At any time the program is waiting for input, you may press <F1> and get
  432. help for the particular activity that you are doing.  The help message will
  433. appear on the bottom five lines of the screen and will disappear when you press
  434. any other key.  Some of the messages are longer and take two or three screens
  435. to display.  They will disappear after the last information has been displayed.
  436. The longer messages are all associated with menus.
  437.  
  438.                                      Page 5
  439.  
  440.                           Checkbook Management Program
  441.  
  442.                                First Appearances
  443.  
  444.      The first time this version of the program is run, a question appears
  445. asking if your data will be kept on a floppy or hard disk system.  Once this
  446. question has been answered, you will never see it again.
  447.  
  448.      When the program starts, the first screen to appear is a cover screen
  449. giving a brief statement of the program and the fact that it is user supported.
  450. Pressing <F1> at this screen will produce an overview of the program.  Pressing
  451. any other key will continue execution.
  452.  
  453.      If this is the first time the program has been run, or if the data files
  454. have been deleted, the next thing you will see is the initialization sequence.
  455. (See Initializing the data files.)
  456.  
  457.      If the data files are on diskettes, the next screen you see will tell you
  458. approximately how many more transactions you can add to your current files.  If
  459. this number is getting low, please see the deletion sequences to shrink the
  460. file.  This is just for your information and to warn you if you are running out
  461. of disk space.  This service is not provided for those keeping their data on a
  462. hard disk system.
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.                           Initializing the Data Files
  471.  
  472.  
  473.      The very first time this program is run, it will ask if the data is to be
  474. kept on a floppy diskette (Y or N).  Press the letter <Y> then <enter> if the
  475. data files will be on diskettes.  Press the letter <N> then <enter> if the data
  476. files will be on a hard disk or other high capacity (over 2M) storage device.
  477. If you ever need to change this information, see the directions near the end of
  478. this document.
  479.  
  480.      This step is initiated automatically the first time the program is run.
  481. The disk is checked for the presence of the data files.  If they are not on the
  482. default disk, they will be created.  You will be asked a series of questions
  483. about your checking account.  This is to make your computerized account similar
  484. to your bank account.  The following screen will appear:
  485.  
  486.          ╔═══════════════════════════════════════════════════════════╗
  487.          ║  Initializing Account                                     ║
  488.          ║                                                           ║
  489.          ║  Creating the files needed for this program.              ║
  490.          ║                                                           ║
  491.          ║  Please enter the name to be associated with this account ║
  492.          ║  (40 characters max).                                     ║
  493.          ║  ┌────────────────────────────────────────┐               ║
  494.          ║  └────────────────────────────────────────┘               ║
  495.          ╚═══════════════════════════════════════════════════════════╝
  496.  
  497.                                      Page 6
  498.  
  499.                           Checkbook Management Program
  500.  
  501. Type in the name you want placed on this account (example - Mr. and Mrs.  John
  502. Q. Public) then press <enter>.  Up to 40 characters and spaces will be
  503. retained.  This name will appear at the top of most reports and on the menu
  504. screens for several of the functions.  This name can be changed at any time.
  505. See the "Name or Bias Change" on the Utility Menu for details on this.
  506.  
  507.      Once the name has been entered, the following will be added to the screen:
  508.  
  509.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  510.           ║  Please enter the initial balance for this account       ║
  511.           ║         .00                                              ║
  512.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  513.  
  514. Enter the initial balance for this account.  This can be your current balance
  515. for an existing account, the new balance for a brand new account, or the
  516. balance at any point you choose.  Pressing the decimal point will align the
  517. amount.  If the initial balance is $500.00, the extra zeroes need not be
  518. explicitly entered.  The minimum amount to be entered in this case is <5> <0>
  519. <0> <enter>.  If no initial balance is desired, press <enter> only.
  520.  
  521.      Once the initial balance has been entered, the following will be added to
  522. the screen:
  523.  
  524.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  525.           ║  Enter any bias amount (minimum amount, to be kept out   ║
  526.           ║  of current balance)                                     ║
  527.           ║         .00                                              ║
  528.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  529.  
  530. Some checking accounts require a minimum balance to avoid a service charge.  To
  531. keep the balance above this amount, it isn't entered into the checkbook.  If
  532. it's forgotten, it's not spent.  However, in reconciling the bank statement,
  533. one must remember to add this amount back in, or the statement will be
  534. continually out of balance.  This is the place in the program where that hidden
  535. amount can be entered.  If you wish to take advantage of this option, enter an
  536. amount here.  Press <enter> when satisfied with the amount.  If you choose not
  537. to take advantage of this option, press <enter> only.  This amount can be
  538. changed at any time.  See the "Name or Bias Change" on the Utility Menu for
  539. details on this.
  540.  
  541.      Once the bias amount is entered, the files are fully initialized and the
  542. program is ready to go.  The number of transactions that may be added to the
  543. files are displayed (if the data is on diskette).
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.                                      Page 7
  557.  
  558.                           Checkbook Management Program
  559.  
  560.                                    Main Menu
  561.  
  562. The Main Menu looks like this:
  563.  
  564.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  565.           ║                Checkbook Management Program                      ║
  566.           ║ Account: (account name)                                Main Menu ║
  567.           ║ Current Balance:  xxxxx.xx                                       ║
  568.           ║                                                                  ║
  569.           ║            ╔═════════════════════════════════════════╗           ║
  570.           ║            ║                                         ║           ║
  571.           ║            ║      (Q)uit                             ║           ║
  572.           ║            ║      (E) Enter Transactions             ║           ║
  573.           ║            ║      (C) Corrections                    ║           ║
  574.           ║            ║      (D) Deletions                      ║           ║
  575.           ║            ║      (B) Bank Statement Reconciliation  ║           ║
  576.           ║            ║      (R) Reports                        ║           ║
  577.           ║            ║      (U) Utilities                      ║           ║
  578.           ║            ║      (P) Print Checks                   ║           ║
  579.           ║            ║                                         ║           ║
  580.           ║            ╚═════════════════════════════════════════╝           ║
  581.           ║                                                                  ║
  582.           ║      Enter your choice                                           ║
  583.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  584.  
  585. When this first appears, the first option (Quit) is highlighted in reverse
  586. video.  Use the arrow keys to move up and down the list until the function you
  587. wish to use is highlighted.  Press <enter> to select that option.  An alternate
  588. form of selecting an option on this menu is to press the letter which appears
  589. inside the parentheses (R for Reports, for example).  The help screen for this
  590. menu is longer than most of the rest - in fact, it covers two full screens.
  591. The information on those screens is included in the following explanations of
  592. each option.
  593.  
  594. Quit - Selecting the quit option returns you to the DOS prompt (A> or C>).
  595.  
  596. Enter transactions - This option allows you to enter information about a
  597.      transaction (check, deposit, automatic teller transaction).  For a check,
  598.      the screen will appear as a giant check to be filled out.  For the others,
  599.      you can enter the date, amount, category, and memo fields.
  600.  
  601. Corrections - This option allows you to change the entered information on any
  602.      transaction in the file.  If the amount is changed, this change is
  603.      reflected in the displayed balance.  The Corrections screen will ask you
  604.      to specify the type of transaction being corrected.  If it is a check, the
  605.      screen will appear as a giant check filled out exactly as you filled it in
  606.      earlier.  For other transactions, the date, amount, category, memo, and
  607.      bank clearance status will be displayed.
  608.  
  609. Deletions - This option allows you to delete a specific transaction or remove
  610.      obsolete records.  The Deletion menu will have you specify which you want.
  611.      If a specific transaction is deleted, the amount of that transaction is
  612.      removed completely.  If it was a debit, the amount will return to your
  613.      account.  If it was a credit, the amount will be removed from your
  614.  
  615.                                      Page 8
  616.  
  617.                           Checkbook Management Program
  618.  
  619.      balance.  The requested record will be displayed and you must verify it is
  620.      the one to be deleted.  Once deleted, a record cannot be reactivated.  If
  621.      the Delete All option is selected, you will be asked to specify a date.
  622.      All transactions with dates prior to that date will be deleted.  It is
  623.      strongly recommended that you make a back-up copy of the data files before
  624.      using this option.  Once deleted, the records cannot be recovered.
  625.  
  626. Bank statement reconciliation - This option is designed to help you reconcile
  627.      the bank statement for your account each month.  You can mark those
  628.      transactions which have cleared the bank, enter any bank charges, service
  629.      charges, or (if you have a NOW account) interest earned, and the program
  630.      will calculate the balance which should appear on your bank statement.  It
  631.      takes your current balance, deducts any uncleared deposits, adds any
  632.      uncleared checks, and displays the result.  If the amounts do not agree,
  633.      there is an option included for reviewing the checks just cleared to see
  634.      if the bank and the file disagree on the amount.  This can be corrected
  635.      while still in the reconcile option in an attempt to get the two amounts
  636.      to agree.  You can also print a list of the transactions just cleared.
  637.  
  638. Reports - This option presents the report menu which allows you to choose among
  639.      the thirteen reports available.  (See Reports).
  640.  
  641. Utilities - This option presents the Utility menu, which enables some
  642.      specialized functions to do the following:  allow you to change the
  643.      account name or bias amount, allow you to globally change a category from
  644.      one name to another, allow you to customize the program, allow you to find
  645.      a transaction based on the contents of the "To Whom" and "Memo" fields,
  646.      and allow you to sort the data file by date or check number.  (See
  647.      Utilities).
  648.  
  649. Print Checks - This option presents the Check Printing Menu, which enables the
  650.      user to select checks for printing, set the rows and columns for the check
  651.      information, or print a grid which can be used to determine the proper row
  652.      and column numbers to use in the set-up process.
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.  
  673.  
  674.                                      Page 9
  675.  
  676.                           Checkbook Management Program
  677.  
  678.                              Entering Transactions
  679.  
  680.      This option allows you to enter information about a transaction (check,
  681. deposit, automatic teller transaction).  For a check, the screen will appear as
  682. a giant check to be filled out.  For the others, you can enter the date,
  683. amount, category, and memo fields.
  684.  
  685. The Enter Menu looks like this:
  686.  
  687. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  688. ║  Entering transactions for account  (account name)                          ║
  689. ║                       Balance $  xxx.xx                                     ║
  690. ║                                                                             ║
  691. ║(C)heck  (D)eposit  Auto-Teller (W)ithdrawal  (A)uto-Teller Deposit  (Q)uit  ║
  692. ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  693.  
  694. When this menu appears, the first option (Check) is highlighted by reverse
  695. video.  Use the cursor keys (left and right) to change transaction types until
  696. your choice is highlighted.  Press <enter> to select the highlighted type.  Or,
  697. press the letter in parenthesis to select the option.
  698.  
  699. Options are:
  700.  
  701. (C)heck -   Enter the details for a check.
  702.  
  703. (D)eposit - Enter the details for a regular deposit.
  704.  
  705. Auto-Teller (W)ithdrawal - Enter the details for an Automatic Teller
  706.             Withdrawal.
  707.  
  708. (A)uto-Teller Deposit - Enter the details for an Automatic Teller Deposit.
  709.  
  710. (Q)uit -    Return to the Main Menu.
  711.  
  712.      The displayed balance is the current account balance.  As soon as a
  713. transaction is marked as satisfactory, the amount is added to or subtracted
  714. from the balance and the display is changed.
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.                                     Page 10
  734.  
  735.                           Checkbook Management Program
  736.  
  737.                                  Enter a Check
  738.  
  739.      When this option is selected, the screen changes to this:
  740.  
  741. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  742. ║  Entering transactions for account  (account name)                         ║
  743. ║                        Balance $    xxx.xx                                 ║
  744. ║                                                                            ║
  745. ║  Enter Check                                        Check Number _____     ║
  746. ║                                                                            ║
  747. ║                                                     Date    __/__/__       ║
  748. ║                                                                            ║
  749. ║  To Whom _________________________________________  Amount  ________0.00   ║
  750. ║                                                                            ║
  751. ║  Memo ____________________________________________                         ║
  752. ║                                                                            ║
  753. ║  Budget Category __________                                                ║
  754. ║                                                                            ║
  755. ║  Cleared the bank  NO_                                                     ║
  756. ║                                                                            ║
  757. ║  Keep? (Y/N)    X                                                          ║
  758. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  759.  
  760. Use the cursor keys to move from field to field, filling in the pertinent
  761. details.  Each field is described below.  Cursor keys are detailed on page 70.
  762.  
  763. Fields:
  764.  
  765. Check Number - The number of this check.  Up to five characters are allowed for
  766.      this.  You may use any combination of letters and numbers that make sense
  767.      to you.  However, keep in mind that the Correction and Deletion routines
  768.      will require an exact match (including spaces) to find these checks again.
  769.      Duplicate numbers are allowed, but not encouraged.  Press <enter> or <tab>
  770.      to move to the next field.  A <Q> entered in this field will return you to
  771.      the Enter Menu without adding this check to the data file.  If numbers
  772.      only are entered for this field, the program will prefill this area with
  773.      the next check number.  This will begin with the second check entered to
  774.      the program.  This field cannot be left blank.
  775.  
  776. Date - The date of this check.  It must be a valid date (February 30 is not a
  777.      valid date).  Dates in the future are not allowed (unless changed by
  778.      customization).  "The future" is deemed to be any day after the entered
  779.      system date.  If the date is invalid, the program will not allow you to
  780.      leave this field.  Press <enter> or <tab> to move to the next field.  A
  781.      <Q> pressed while in this field will return you to the Enter Menu without
  782.      adding this check to the data file.  This field is prefilled with the
  783.      system date for the first transaction, each time the program is run.  If
  784.      you change the date, this new date is repeated for the next transaction.
  785.  
  786. To Whom - The recipient of this check.  Forty characters are allowed for this
  787.      information.  There are few restraints for this field.  Pressing <enter>
  788.      or pressing <tab> are two ways to continue to the next field.  A <Q>
  789.      pressed while in this field is assumed to be part of the name and will not
  790.      return you to the Enter Menu.
  791.  
  792.                                     Page 11
  793.  
  794.                           Checkbook Management Program
  795.  
  796. Amount -  The amount of the check.  Only leading blanks, valid digits, and a
  797.      decimal point are allowed in this field.  Pressing the decimal point will
  798.      align the amount in the field.  Pressing <enter> or pressing <tab> are two
  799.      ways to continue to the next field.  A <Q> pressed while in this field
  800.      will return you to the Enter Menu without adding this check to the data
  801.      file.  This amount is subtracted from the balance as soon as the check is
  802.      marked as satisfactory.  If the amount is left zero when you indicate you
  803.      are satisfied with the check, you will be asked if you want to void, edit,
  804.      or quit.  Void will enter the check with a zero amount.  Edit will allow
  805.      you to change the check as it appears.  Quit will ignore this check.
  806.  
  807. Memo - A forty character field for entering any additional details you wish
  808.      kept about this check.  This is similar to the small line in the lower
  809.      left corner of most checks for writing a note to yourself about the
  810.      purpose of the purchase.  For example, a check written to J. C. Penney's
  811.      might have the words "shoes for Mom" in the memo area.  This is printed in
  812.      the Transactions in a Category Reports only.  There are few restraints for
  813.      this field.  Pressing <enter> or <tab> are two ways to continue to the
  814.      next field.  A <Q> pressed while in this field is assumed to be part of
  815.      the memo and will not return you to the Enter Menu.
  816.  
  817. Budget Category - A ten character field used to classify transactions for the
  818.      Annual Expenditure Report and the Transactions in a Category Report.  Up
  819.      to fifty unique categories can be used.  These categories are your choice.
  820.      Three are preassigned.  All Automatic Teller Withdrawals have budget
  821.      categories of 'CASH      '.  All bank charges and deposits have budget
  822.      categories of 'BANK      '.  All deposits (ATD and regular) have
  823.      categories of 'INCOME    '.  Notice that I have used all capital letters
  824.      for these and left justified them.  As you enter letters into this field,
  825.      they will be converted from lower to upper case.  This decreases the
  826.      chance of a mismatch.
  827.  
  828.      Default category names for checks, deposits, bank transactions, and
  829.      automatic teller withdrawals can be customized through the System
  830.      Customization option.
  831.  
  832.      Pressing <F10> while in this field will bring up a "pop-up" window of the
  833.      categories currently in use.  You can select the desired category from
  834.      this list.  See Pop-up Category Notes for the keys used to navigate this
  835.      option.
  836.  
  837.      Pressing <enter> or <tab> are two ways to continue to the next field.  A
  838.      <Q> pressed while in this field is assumed to be part of the category and
  839.      will not return you to the Enter Menu.  Please note:  the program does not
  840.      distinguish between deposit and withdrawal categories for report purposes.
  841.  
  842. Cleared the bank - This is a flag indicating whether or not the check has
  843.      cleared the bank.  For almost all checks that you enter, this will stay
  844.      NO.  However, if a check is entered into the program after it clears the
  845.      bank, press <Y> here.  Pressing <Y>, <N>, <enter>, or <tab> are some of
  846.      the ways to continue to the next field.  A <Q> pressed while in this field
  847.      will return you to the Enter Menu without adding this check to the data
  848.      file.
  849.  
  850.  
  851.                                     Page 12
  852.  
  853.                           Checkbook Management Program
  854.  
  855. Keep? (Y/N) - If the check, as you see it on the screen is the way you want it
  856.      to appear in the permanent copy, position the cursor in the box following
  857.      Keep? and press <enter> or <Y>.  An <N> pressed while in this box will
  858.      return you to the Enter Menu without adding this check to the data file.
  859.      Pressing <enter> or <Y> here is the only way to add this check to the data
  860.      file.  If the amount has been left zero, you will be asked if you want to
  861.      void, edit, or quit.  Void will enter the check with a zero amount.  Edit
  862.      will allow you to change the check as it appears.  Quit will ignore this
  863.      check.
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.                             Enter Other Transactions
  869.  
  870.      Non-check transactions have the same general entry appearance.  They are
  871. grouped here for convenience.  When entering a non-check transaction (Deposit,
  872. Auto-Teller Withdrawal, or Auto-Teller Deposit), the screen changes to this:
  873.  
  874.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  875.           ║ Entering transactions for account   (account name)       ║
  876.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  877.           ║                                                          ║
  878.           ║ Enter [transaction type]                                 ║
  879.           ║                                                          ║
  880.           ║   Date  __/__/__                  Amount ______.00       ║
  881.           ║                                                          ║
  882.           ║   Category __________                                    ║
  883.           ║                                                          ║
  884.           ║   Memo ___________________________________________       ║
  885.           ║                                                          ║
  886.           ║   Cleared the bank  NO_                                  ║
  887.           ║                                                          ║
  888.           ║   Keep? (Y/N)   X                                        ║
  889.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  890.  
  891. The phrase [transaction type] will be replaced with the actual type chosen
  892. (Deposit, Automatic Teller Withdrawal, or Automatic Teller Deposit).
  893.  
  894.      Use the cursor keys to move from field to field, filling in the pertinent
  895. details.  Each field is described below.  Cursor keys are detailed on page 70.
  896.  
  897. Fields:
  898.  
  899. Date - The date of this transaction.  It must be a valid date (February 30 is
  900.      not a valid date).  Dates in the future are not allowed (unless changed by
  901.      customization).  "The future" is deemed to be any day after the entered
  902.      system date.  If the date is invalid, the program will not allow you to
  903.      leave this field.  Press <enter> or <tab> to move to the next field.  A
  904.      <Q> pressed while in this field will return you to the Enter Menu without
  905.      adding this transaction to the data file.  This field is prefilled with
  906.      the system date for the first transaction, each time the program is run.
  907.      If you change the date, this new date is repeated for the next
  908.      transaction.
  909.  
  910.                                     Page 13
  911.  
  912.                           Checkbook Management Program
  913.  
  914. Amount - The amount of the transaction.  Only leading blanks, valid digits, and
  915.      a decimal point are allowed in this field.  Pressing the decimal point
  916.      will align the amount in the field.  Pressing <enter> or pressing <tab>
  917.      are two ways to continue to the next field.  A <Q> pressed while in this
  918.      field will return you to the Enter Menu without adding this transaction to
  919.      the data file.  This amount is subtracted from the balance if this is a
  920.      withdrawal, added to the balance if it is a deposit, as soon as the
  921.      transaction is marked as satisfactory.  If the amount is left zero when
  922.      you indicate you are satisfied with the transaction, you will be asked if
  923.      you want to void, edit, or quit.  Void will enter the transaction with a
  924.      zero amount.  Edit will allow you to change the transaction as it appears.
  925.      Quit will ignore this transaction.
  926.  
  927. Budget Category - A ten character field used to classify transactions for the
  928.      Annual Expenditure Report and the Transactions in a Category Report.  Up
  929.      to fifty unique categories can be used.  These categories are your choice.
  930.      Three are preassigned.  All Automatic Teller Withdrawals have budget
  931.      categories of 'CASH      '.  All bank charges and deposits have budget
  932.      categories of 'BANK      '.  All deposits (ATD and regular) have
  933.      categories of 'INCOME    '.  Notice that I have used all capital letters
  934.      for these and left justified them.  As you enter letters into this field,
  935.      they will be converted from lower to upper case.  This decreases the
  936.      chance of a mismatch.
  937.  
  938.      Default category names for checks, deposits, bank transactions, and
  939.      automatic teller withdrawals can be customized through the System
  940.      Customization option.
  941.  
  942.      Pressing <F10> while in this field will bring up a "pop-up" window of the
  943.      categories currently in use.  You can select the desired category from
  944.      this list.  See Pop-up Category Notes for the keys used to navigate this
  945.      option.
  946.  
  947.      Pressing <enter> or <tab> are two ways to continue to the next field.  A
  948.      <Q> pressed while in this field is assumed to be part of the category and
  949.      will not return you to the Enter Menu.  Please note:  the program does not
  950.      distinguish between deposit and withdrawal categories for report purposes.
  951.  
  952. Memo - A forty character field for entering any additional details you wish
  953.      kept about this transaction.  This is printed in the Transactions in a
  954.      Category Reports only.  There are few restraints for this field.  Pressing
  955.      <enter> or <tab> are two ways to continue to the next field.  A <Q>
  956.      pressed while in this field is assumed to be part of the memo and will not
  957.      return you to the Enter Menu.
  958.  
  959. Cleared the bank - This is a flag indicating whether or not the transaction has
  960.      cleared the bank.  For almost all transactions that you enter, this will
  961.      stay NO.  However, if a transaction gets missed somehow, and gets entered
  962.      into the program after it clears the bank, press <Y> here.  Pressing <Y>,
  963.      <N>, <enter>, or <tab> are some of the ways to continue to the next field.
  964.      A <Q> pressed while in this field will return you to the Enter Menu
  965.      without adding this transaction to the data file.
  966.  
  967.  
  968.  
  969.                                     Page 14
  970.  
  971.                           Checkbook Management Program
  972.  
  973. Keep? (Y/N) - If the transaction, as you see it on the screen is the way you
  974.      want it to appear in the permanent copy, position the cursor in the box
  975.      following Keep? and press <enter> or <Y>.  An <N> pressed while in this
  976.      box will return you to the Enter Menu without adding this transaction to
  977.      the data file.  Pressing <enter> or <Y> here is the only way to add this
  978.      transaction to the data file.  If the amount has been left zero, you will
  979.      be asked if you want to void, edit, or quit.  Void will enter the
  980.      transaction with a zero amount.  Edit will allow you to change the
  981.      transaction as it appears.  Quit will ignore this transaction.
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.  
  1028.                                     Page 15
  1029.  
  1030.                           Checkbook Management Program
  1031.  
  1032.                                   Corrections
  1033.  
  1034.      This option allows you to change the entered information on any
  1035. transaction in the file.  If the amount is changed, this change is reflected in
  1036. the displayed balance.  The Corrections screen will ask you to specify the type
  1037. of transaction being corrected.  If it is a check, the screen will appear as a
  1038. giant check filled out exactly as you filled it in earlier.  For other
  1039. transactions, the date, amount, category, memo, and bank clearance status will
  1040. be displayed.
  1041.  
  1042. The Correction menu screen looks like this:
  1043.  
  1044. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1045. ║ Correcting transactions for account (account name)                          ║
  1046. ║                      Balance $ xxxx.xx                                      ║
  1047. ║                                                                             ║
  1048. ║(C)heck (D)eposit  AT (W)ithdraw (A)T Deposit (B)ank Charge (I)nterest (Q)uit║
  1049. ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1050.  
  1051. When the menu appears, the first option (Check) is highlighted in reverse
  1052. video.  Use the arrow keys (left and right) to highlight the type of
  1053. transaction you wish to correct.  When the correct one is highlighted, press
  1054. <enter> to select it.
  1055.  
  1056. Options:
  1057.  
  1058. (C)heck - Correct a check entered through the Enter Check option.
  1059. (D)eposit - Correct a deposit entered through the Enter Deposit option.  These
  1060.      have the key letters DEP in the check number column of the various
  1061.      reports.
  1062. AT (W)ithdraw - Correct an Automatic Teller Withdrawal entered through the
  1063.      Enter Automatic Teller Withdrawal option.  These have the key letters ATW
  1064.      in the check number column of the various reports.
  1065. (A)T Deposit - Correct an Automatic Teller Deposit entered through the Enter
  1066.      Automatic Teller Deposit option.  These have the key letters ATD in the
  1067.      check number column of the various reports.
  1068. (B)ank Charge - Correct a bank charge entered during the Bank Statement
  1069.      Reconciliation option.  These have the key letters CHAR in the check
  1070.      number column of the various reports.
  1071. (I)nterest - Correct an interest entry entered during the Bank Statement
  1072.      Reconciliation option.  These have the key letters INT in the check number
  1073.      column of the various reports.
  1074. (Q)uit - Return to the Main Menu.
  1075.  
  1076. Pressing the letter in parentheses is another way to select the desired option.
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.                                     Page 16
  1088.  
  1089.                           Checkbook Management Program
  1090.  
  1091.                                 Correct a Check
  1092.  
  1093.      When this option is chosen, the screen changes to the following:
  1094.  
  1095.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  1096.           ║ Correcting transactions for account (account name)       ║
  1097.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  1098.           ║                                                          ║
  1099.           ║ Check                                                    ║
  1100.           ║                                                          ║
  1101.           ║      Check Number? ______                                ║
  1102.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  1103.  
  1104. Enter the number of the check you want to correct.  Five characters are
  1105. allowed.  Press <enter> when finished.
  1106.  
  1107.      The program searches for the check with that number.  There are three
  1108. possible outcomes to this search.
  1109.           1.  The check is not found.
  1110.           2.  More than one check with that number is found.
  1111.           3.  The check is found.
  1112.  
  1113. Case 1:  The screen displays:
  1114.  
  1115.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  1116.           ║ Correcting transactions for account (account name)       ║
  1117.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  1118.           ║                                                          ║
  1119.           ║ Check                                                    ║
  1120.           ║                                                          ║
  1121.           ║      Check Number? XXXXX                                 ║
  1122.           ║                                                          ║
  1123.           ║      Not found                                           ║
  1124.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  1125.  
  1126. Check the number you entered.  Alignment in the field must be exactly as it was
  1127. when you entered the check in the first place.  Press any key to continue.  The
  1128. screen will clear and you will see the Correction menu.
  1129.  
  1130. Case 2:  The screen displays:
  1131.  
  1132.           ╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
  1133.           ║ Correcting transactions for account (account name)       ║
  1134.           ║                 Balance $  xxxx.xx                       ║
  1135.           ║                                                          ║
  1136.           ║ Check                                                    ║
  1137.           ║                                                          ║
  1138.           ║ More than one found.  Indicate which you want (1, 2, 3..)║
  1139.           ║                                                          ║
  1140.           ║ xx/xx/xx                                                 ║
  1141.           ║ xx/xx/xx                                                 ║
  1142.           ╚══════════════════════════════════════════════════════════╝
  1143.  
  1144.  
  1145.  
  1146.                                     Page 17
  1147.  
  1148.